De meeste thuiswerkers kennen Microsoft Teams inmiddels wel. Het is één van de vele tools om online te kunnen vergaderen. Dat het ook een samenwerkingstool is waarmee je de interne communicatie en het documentmanagement van je organisatie kunt centraliseren is minder bekend.

Microsoft Teams is standaard inbegrepen in de zakelijke licenties van Microsoft 365 en werkt op desktop PC’s, laptops, smartphones en tablets. Voor vrijwel ieder besturingssysteem is er een Microsoft Teams client beschikbaar, zowel voor Windows, MacOS, iOS, Android als meerdere Linuxdistributies. Daarmee is het één van de best distribueerbare samenwerkingstools die momenteel in de markt zijn.

Vanuit Microsoft Teams kun je een chatconversatie starten met je team of met een collega, een videogesprek voeren, bestanden aanmaken en (gezamenlijk) bewerken, je agenda raadplegen en een Teamsvergadering plannen en een videoconference opnemen en delen met je collega die niet kon deelnemen. Ook is het mogelijk om koppelingen maken naar externe apps zoals Trello, SalesForce, PowerBI, ClickView en vele apps van tientallen andere aanbieders. Daardoor is Microsoft Teams een krachtige centrale hub voor de meest gangbare dagelijkse werkzaamheden.

Microsoft Teams kan gekoppeld worden met een VoIP telefooncentrale, waardoor je zowel interne als externe telefoongesprekken vanuit Teams kunt voeren.

Microsoft Teams is bedoeld om met je team aan onderwerpen of projecten te kunnen werken. De onderwerpen of projecten worden verdeeld over kanalen. In het kanaal vindt je alle relevante communicatie, activiteiten en documenten die op het onderwerp of project betrekking hebben. Zo heeft ieder teamlid altijd de juiste informatie beschikbaar op één centrale locatie. Het is eenvoudig mogelijk om externe teamleden toe te voegen aan een team, bijvoorbeeld een leverancier of een externe projectmanager.

Per team kun je één of meerdere eigenaren benoemen die vervolgens zèlf de indeling en inrichting van hun team kunnen bepalen, wat de werkdruk op de ICT-afdeling behoorlijk zal verminderen. Vanzelfsprekend blijven rechtenbeheer en AVG-compliance onder de verantwoordelijkheid van de daartoe aangewezen personen.

MS Teams maakt onder de motorkap gebruik van SharePoint voor het bestandsbeheer. De eindgebruiker zal daar in de regel nauwelijks iets van merken, maar SharePoint is voor de teameigenaar of ICT-beheerder een krachtige tool om efficiënt en inzichtelijk bestandsbibliotheken in te richten en te beheren.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Teams, ben je geïnteresseerd in een training, of heb je behoefte aan consultancy bij het inrichten van je Microsoft account? Bel 030-2990300 of stuur een mail naar systeembeheer@circumflex.com voor een vrijblijvende verkenning van de ondersteuning die Circumflex je op het gebied van Microsoft Teams kan bieden.